RGPD Gagner de l’espace, stocker autrement
À la date du 25 mai 2018, est entré en vigueur en Europe le Règlement Général de la Protection des Données, abrégé en RGPD. Si ses actions se concentrent principalement sur internet et l’utilisation de données numériques, les données dans leur ensemble sont concernées, comprenant alors les données papier.
La question se pose alors de que faire de ces données papier et archives à votre disposition, et comment assurer leur utilisation dans le respect des normes légales.
Petit rappel, qu’est-ce-que le RGPD ?
Faisant suite à la loi Informatique est liberté de 1978, ce règlement agit principalement sur la protection des données en ligne et leur utilisation par les entreprises. Il oblige les entreprises et les organismes publics à maîtriser leur collecte de données à caractère personnel et l’utilisation qu’ils en font dans leurs activités commerciales.
Justification de collecte et de traitement, sécurité, type de donnée, connaissance, archive et durée de conservation, tant d’éléments qu’une entreprise se doit de connaître, respecter et présenter aux organismes mandataires si l’occasion se présente.
Ces données concernées par le RGPD sont toutes les données personnelles exploitées par vos services, qu’elles concernent vos clients, prospects, mais aussi et éventuellement vos collaborateurs ou salariés. Si elles sont principalement numérisées aujourd’hui et collectées au jour le jour, elles peuvent parfois n’être présentes qu’en format papier, et tout aussi importantes.
Le RGPD et vos archives papier.
Il est possible que vous possédiez au sein de votre entreprise des données sous format physique répondant au besoin d’exigences du RGPD. Données client, contrat, historique, facture, des éléments qu’il vous est nécessaire de maîtriser pour assurer de leur conformité. Parmi les points importants à respecter concernant ces archives, voici une liste de ceux pouvant vous intéresser.
● La connaissance des données possédées : Quelles informations, à quelles fins et à quels endroits.
● La conservation de ces données : Archives ou données actuelles, pour quelle durée.
● La sécurité de ces éléments : Stockage sécurisé, à l’accès limité et contrôlé
Si certaines tendances vont vers la numérisation de vos données papier, plusieurs raisons peuvent vous pousser à conserver ces données sous format physique. Une question d’habitude devient alors aussi valable qu’un volume trop important à numériser ou un fonctionnement interne nécessitant ce recours au papier.
Dans tous les cas, le stockage de vos archives papier peut nécessiter une place dont vous ne disposez pas, ou qui pourrait être exploitée à meilleur usage. Par définition, la taille de vos archives est également vouée à augmenter, sauf si vous recourez à la destruction des documents les plus anciens. Pour répondre à cette problématique mais également à une partie de celles demandées par le RGPD, il vous est possible de faire appel à un prestataire externe pour gérer le stockage de vos données papier et repenser ainsi plus sereinement la gestion de vos archives.
Quelles sont les données papiers que vous pouvez conserver ?
La définition de données personnelles s’applique à toute donnée, qui seule ou croisée à une seconde donnée permet d’identifier une personne. Ainsi, un numéro de téléphone, un nom, prénom, adresse postale, IP ou tout autre élément privé nécessite des précautions particulières.
Dans le cadre de vos activités commerciales ou d’entreprise, vous pouvez quotidiennement être amené à manipuler ou collecter ces données. Le numéro de téléphone d’un client, un formulaire de fidélisation, des données bancaires en sont quelques exemples.
La première question à vous poser devient donc quelles sont ces données que je collecte, et où sont elles, sous quel format. Ensuite, vous devez prendre en considération un temps de stockage maximum autorisé. Se comptant en mois ou en années en fonction de la donnée et de sa finalité, vous ne pouvez prendre comme acquise une conservation définitive de vos archives.
Les exceptions vous permettant de conserver des données sur de plus longues durées qu’ordinaires seront le caractère d’intérêt public de la donnée, son caractère historique ou ses fins statistiques ou scientifiques.
Le stockage de vos archives et données papier
Stocker vos données physiques chez un prestataire assure souvent le respect des normes du RGPD en termes de sécurité et accès aux données.
L’accès aux endroits de stockage devient contrôlé, assuré contre les intrusions et à l’accès limité aux personnes autorisées. Vous pouvez donc y laisser vos archives en sécurité et avec l’assurance de savoir où elles sont, et de pouvoir les retrouver sans difficulté au besoin.
La place libérée, occupée jusque-là par vos archives ou les documents anciens permet de réaménager vos espaces et vos bureaux, accueillir plus de vos collaborateurs ou gagner en confort pour ceux déjà présents.
Le gain de place pour vos locaux professionnels s’accompagne également d’un plus grand confort et potentiellement de plus de sérénité sur l’emplacement de vos archives, la tâche de leur sécurité et stockage étant déléguée.
La Hune, espace de travail et de stockage au Havre.
Située au cœur du Havre, La Hune propose un large espace de coworking équipé, une liste de salles de réunion et séminaire mais aussi un ensemble de boxs de stockage et emplacement d’archives. Sécurisés et à l’accès contrôlé, nos locaux assureront la protection des données papier en votre possession, en plus de vous libérer la place qu’elles peuvent occuper aujourd’hui.